Dokumentasi perusahaan harus disimpan dengan rapi. Untuk memudahkan menemukan kontrak yang diperlukan untuk pasokan barang di antara surat-surat bisnis lainnya, ada baiknya membuat rak atau folder terpisah untuk mereka. Tapi tidak hanya. Kontrak itu sendiri juga perlu dirampingkan.
instruksi
Langkah 1
Kumpulkan semua kontrak yang ingin Anda rapikan dan evaluasi. Perhatikan seberapa sering mereka menyimpulkan dan dengan mitra mana. Ini akan membantu Anda memilih cara mengklasifikasikan dokumen.
Langkah 2
Jika ada banyak mitra, metode pemesanan kontrak pada tanggal kesimpulan mereka lebih cocok. Jika, dalam jangka waktu yang lama, kontrak dibuat dengan perusahaan yang sama, mereka dapat dikelompokkan ke dalam kategori (folder) terpisah oleh pihak lawan. Dan dalam beberapa kasus, cukup hanya mengatur kontrak dalam urutan abjad dengan nama perusahaan mitra.
Langkah 3
Metode apa pun yang Anda pilih, perlu diingat bahwa folder besar sangat tidak nyaman untuk digunakan. Tinjau kontrak dan hapus kontrak yang telah kedaluwarsa dari tumpukan umum. Buat folder terpisah untuk mereka. Kontrak semacam itu paling sering hanya didekati dari waktu ke waktu, mereka tidak diperlukan dalam pekerjaan sehari-hari.
Langkah 4
Saat mengatur kontrak dalam urutan kronologis, patuhi prinsip umum memelihara dan menyimpan catatan. Di folder-folder yang sering digunakan, kontrak yang baru saja diselesaikan terletak di bagian atas. Di bawah ini adalah dokumen dengan tanggal pembuatan yang lebih awal. Saat mengajukan dalam arsip, sebaliknya, yang pertama harus di atas, dan kontrak yang terakhir diselesaikan harus di bawah.
Langkah 5
Gunakan spidol, tag, bookmark, dan alat tulis lainnya untuk memisahkan satu kategori dari kategori lainnya secara visual. Pastikan pembatas tersebut terlihat jelas di folder. Hal ini akan sangat memudahkan pencarian dokumen yang dibutuhkan.
Langkah 6
Setelah semua kontrak untuk pasokan barang diletakkan dalam folder dengan cara yang sesuai, pastikan untuk membuat daftar dokumen. Letakkan di sampul atau taruh di folder di atas semua kontrak. Biarkan baris kosong di registri. Saat menginvestasikan kontrak baru, masukkan informasi tentangnya dalam daftar.
