Kondisi penyimpanan kontrak yang dibuat oleh perusahaan tidak diatur oleh standar dan norma industri, sehingga sering muncul pertanyaan tentang bagaimana menghindari kerugiannya dan mengatur penyimpanan dan akuntansi yang benar. Solusi yang paling masuk akal untuk masalah ini adalah penerbitan tindakan korporasi dari suatu perusahaan tertentu, yang akan menetapkan prosedur untuk persiapan, kesimpulan, dan penyimpanan dokumen-dokumen ini.
instruksi
Langkah 1
Jika perusahaan Anda banyak bekerja dengan organisasi pihak ketiga dan jumlah kontrak yang dibuat signifikan, maka masuk akal untuk mempercayakan penyimpanannya ke kantor atau departemen kantor. Ini cukup nyaman, karena di kantorlah semua dokumen yang ditandatangani oleh kepala dan dikirim oleh kontraktor didaftarkan. Setelah pendaftaran kontrak yang ditandatangani, karyawan kantor harus membuat salinan dalam jumlah yang diperlukan dan membagikannya kepada pelaksana yang bertanggung jawab, dan menyimpan dokumen asli di tempat yang ditentukan secara khusus.
Langkah 2
Jika perusahaan Anda kecil dan Anda tidak memiliki departemen administrasi, serta juru tulis yang bertanggung jawab, maka kontrak penting tetapi jarang digunakan, misalnya, untuk sewa atau pembelian real estat, masuk akal untuk tetap berada di departemen hukum bersama dengan konstituen dan dokumen hukum perusahaan. Departemen akuntansi, yang membuat perhitungannya, harus memberikan salinan kontrak-kontrak ini. Di tempat yang sama, di departemen akuntansi, toko dan kontrak untuk pasokan, layanan, dan kinerja pekerjaan sebagai salah satu jenis dokumentasi akuntansi utama, yang memerlukan kontrol penyelesaian, persyaratan pembayaran, atau pembayaran berkala yang konstan (tagihan utilitas, komunikasi).
Langkah 3
Bagaimanapun, semua kontrak harus memiliki pendaftaran internal mereka sendiri, dan masing-masing dari mereka harus diberi nomor yang akan dimasukkan dalam daftar kontrak elektronik. Log ini dapat dilakukan di spreadsheet Excel. Selain jurnal elektronik, perlu untuk menyimpan daftar berbasis kertas dari penerbitan perjanjian ini, yang akan mencerminkan kapan dan kepada siapa dari pelaksana yang bertanggung jawab asli perjanjian itu diserahkan. Jurnal ini harus berisi bidang untuk tanda tangan pelaksana yang bertanggung jawab, mengkonfirmasikan fakta penerimaan dan pengiriman kontrak untuk penyimpanan.
Langkah 4
Jelaskan prosedur untuk bekerja dengan kontrak dalam Peraturan tentang prosedur untuk menyiapkan, menyimpulkan dan menyimpan kontrak dan menyetujuinya oleh kepala perusahaan.
