Banyak perusahaan, terlepas dari bentuk kepemilikannya, setiap tahun menyiapkan laporan publik tentang hasil kegiatan tahunan. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai sumber informasi bagi masyarakat umum, dan pada saat yang sama, merupakan bukti nyata dari efektivitas atau inefisiensi organisasi.
Keputusan rapat pemegang saham tentang nasib masa depan perusahaan, penilaian publik terhadap kegiatan organisasi, dll., dapat bergantung pada seberapa baik laporan tahunan disiapkan. Dengan kata lain, spesialis atau unit struktural yang mengembangkan laporan tahunan harus menyadari bahwa tidak hanya reputasi tergantung pada kualitas dokumen akhir, tetapi juga pengembangan lebih lanjut dari perusahaan.
Seringkali, tugas menyiapkan laporan tahunan jatuh pada departemen analitis atau unit struktural lain yang menjalankan fungsi pengumpulan informasi tentang kegiatan seluruh perusahaan untuk periode tahunan.
Bergantung pada jenis kegiatan organisasi dan sifat khalayak yang menjadi tujuan dokumen tersebut, laporan dapat dipertahankan dalam gaya dokumen internal atau informasi publik untuk berbagai pembaca. Gaya dokumentasi internal diikuti untuk laporan yang disajikan kepada staf pendiri dan pemegang saham perusahaan. Dalam hal ini, perhatian lebih dalam laporan diberikan pada kinerja keuangan, efisiensi ekonomi dan kinerja dalam mencapai tujuan utama yang digariskan dalam rencana.
Untuk laporan publik, yang, sebagai suatu peraturan, diterbitkan di situs web resmi untuk dilihat publik, diperlukan deskripsi yang lebih rinci tentang kegiatan organisasi, tugas dan misinya. Sejumlah informasi yang diberikan memerlukan penjelasan rinci, yang bagian terpisah sedang disiapkan. Sebagai aturan, layanan analitis terlibat dalam pengembangan laporan publik bekerja sama erat dengan spesialis hubungan masyarakat, yang memiliki kesempatan untuk mengoreksi informasi tergantung pada signifikansinya.
Terlepas dari sifat audiens target laporan, setiap dokumen akhir secara jelas dikelompokkan menjadi beberapa bagian. Di bagian pertama, sebagai aturan, tugas-tugas yang ditetapkan sebelum organisasi dan hasil pencapaiannya diberikan. Berikut adalah hasil keuangan tahun berjalan dan hasil produksi.
Bagian terakhir, sebagai suatu peraturan, adalah kegiatan sosial perusahaan. Sebagai aturan, informasi ini terkandung dalam laporan publik, yang memberikan hasil dari kebijakan berorientasi sosial perusahaan. Sebagai bahan untuk dimasukkan dalam laporan, informasi diambil tentang pemberian perwakilan organisasi untuk jasa tinggi di bidang dukungan sosial, hasil kegiatan amal, dll.
Harus diingat bahwa ketika memilih informasi yang akan direfleksikan dalam laporan, perlu untuk menjaga objektivitas informasi yang diberikan. Aturan ini harus ditaati meskipun hasil kegiatan perusahaan dalam indikator tertentu jauh dari ideal atau menunjukkan kinerja yang kurang baik. Berbicara tentang hal ini, laporan harus mencerminkan kemungkinan alasan yang menyebabkan hasil seperti itu, serta mengarahkan perhatian audiens pada niat yang kuat untuk menghilangkan masalah di masa mendatang.
