Partisipasi dalam pameran dan pameran adalah mekanisme penting untuk mempromosikan produk atau layanan organisasi mana pun di pasar. Itulah sebabnya persiapan untuk partisipasi harus dilakukan dengan cara yang sangat penting. Tidak ada hal yang sepele dalam kegiatan ini, karena setiap detail yang diekspos ke kalangan luas masyarakat bisa berdampak positif dan negatif.
Sebagai aturan, organisasi presentasi perusahaan di pameran berada di pundak departemen hubungan masyarakat, pusat pers, serta divisi struktural lainnya yang terlibat dalam kegiatan pameran dan pameran. Jika tidak ada cadangan tenaga kerja seperti itu, maka seluruh perusahaan terlibat dalam organisasi, mulai dari manajemen hingga staf kantor.
Untuk sebagian besar, presentasi perusahaan tergantung pada sifat pameran. Acara industri, sebagai suatu peraturan, menyatukan tokoh-tokoh dari bidang bisnis tertentu: perdagangan, konstruksi, kegiatan ilmiah, dll. Dengan demikian, perusahaan harus siap untuk melihat pencapaian mitra dan pesaingnya di stan tetangga. Frekuensi pameran juga mempengaruhi bagaimana stand harus didesain. Untuk acara tahunan, tidak dapat diterima untuk menggunakan materi presentasi usang yang dikembangkan berdasarkan informasi yang tidak relevan.
Proses persiapan pameran dimulai beberapa bulan sebelum dimulai. Langkah pertama untuk membuat materi presentasi adalah membuat konsep. Rencana partisipasi skematis ini mencakup daftar materi presentasi: stand, spanduk, produk video dan audio, buklet dan handout lainnya. Arsip keikutsertaan pameran yang disusun oleh bagian humas akan memungkinkan untuk mempersiapkan jumlah materi yang optimal. Pada saat yang sama, perkiraan biaya untuk produksi bahan presentasi disetujui.
Pada tahap ini, penting untuk mengidentifikasi kekuatan perusahaan, yaitu. produk atau layanannya. Keunggulan kompetitif harus dikomunikasikan dengan jelas kepada konsumen potensial melalui materi presentasi - buklet, spanduk, klip video. Kita tidak boleh melupakan pemasangan stand khusus yang dapat dibuat atas permintaan pelanggan - model peralatan baru atau panorama visual dari bahan yang diproduksi. Jika sebuah perusahaan memproduksi piring yang tidak dapat dipecahkan, maka pada pameran khusus akan tepat untuk menunjukkan kualitas produk, memberi siapa pun kesempatan untuk mencoba merusak produk.
Selain itu, adalah benar secara etis untuk menyediakan kemungkinan percakapan panjang antara pengunjung pameran yang tertarik dan perwakilan perusahaan. Sebuah blok dengan catatan dan pena harus dipasang di stand sehingga siapa pun dapat membuat catatan dalam rangka memperoleh informasi yang diperlukan. Sebaiknya aksesori ini ditandai dengan logo perusahaan.
Langkah kedua adalah menyusun opsi draf untuk spanduk dan pemasangan stand. Biasanya, ini dilakukan dengan menggunakan skema warna, font, dan logo perusahaan. Ukuran semua stan dibuat atau dibeli dengan mempertimbangkan ukuran sel presentasi.
Tahap selanjutnya adalah pemilihan personel untuk bekerja di stand. Seringkali presentasi dilakukan oleh karyawan perusahaan. Nilai tambah penting dari pendekatan ini adalah bahwa para spesialis dapat secara kompeten menceritakan tentang kegiatan organisasi dan, jika perlu, menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki pengunjung pameran. Karyawan tambahan untuk berpartisipasi dalam presentasi dapat dipekerjakan sebagai tambahan untuk membagikan brosur, mengisi kuesioner, dll.
Efektivitas partisipasi ditentukan oleh perhitungan sederhana dari volume kemitraan yang didirikan. Semakin tinggi minat pengunjung pameran terhadap tata letak presentasi, maka semakin besar pengaruh partisipasi perusahaan dalam acara tersebut. Oleh karena itu, sebaiknya pengajuan keikutsertaan dalam pameran diajukan terlebih dahulu, sehingga peserta memiliki kesempatan pertama untuk memilih lokasi stand. Selain itu, Anda tidak boleh menolak tawaran penyelenggara pameran untuk bertindak sebagai mitra khusus acara. Keuntungan ini akan meningkatkan jumlah rotasi nama organisasi selama pameran, dan juga akan berdampak positif pada citra perusahaan.
