Surat bisnis adalah elemen utama korespondensi bisnis. Citra positif perusahaan tergantung pada literasi dokumen yang dibuat. Surat bisnis ditulis oleh sekretaris dan asisten eksekutif perusahaan.
Membuat surat bisnis
Menulis surat bisnis tentu memiliki tujuan: menawarkan kerja sama, meningkatkan penjualan ke organisasi, mempercepat proses pembayaran barang, membuat klaim, berterima kasih tentang sesuatu, menyimpulkan kesepakatan, memberi selamat. Surat itu harus disusun dengan tujuan tertentu dan harus diungkapkan sebanyak mungkin di dalamnya. Pastikan untuk mengetahui detail perusahaan tempat Anda akan mengirim surat. Anda perlu mengetahui secara maksimal tentang calon pasangan.
Seringkali, perusahaan mengirimkan banyak surat yang menawarkan barang atau jasa, tetapi pada saat yang sama ada sedikit informasi tentang penerima. Ini adalah kesalahan utama semua pebisnis pemula. Lagi pula, selalu lebih menyenangkan bagi penerima surat untuk mengetahui bahwa mereka sedang dialamatkan secara pribadi. Mengatasi seseorang dengan nama adalah dasar dari surat penjualan yang sukses, misalnya. Dan bahkan jika Anda tidak tahu nama penerima, dalam hal apa pun, Anda tidak dapat menulis posisi orang tersebut dalam versi singkat saat merujuk padanya.
Desain surat bisnis
Idealnya, setiap perusahaan memiliki nama merek sendiri. Di atasnya dibuat surat bisnis. Kop surat selalu berisi nama organisasi, lokasi aktual dan resmi, kontak, situs web, alamat email, logo, dan informasi lain tentang organisasi tersebut. Margin surat bisnis: bawah, atas, kanan dan kiri memiliki ukuran standar. Margin kiri 3 cm karena semua dokumen dikirim ke filing. Margin kanan - 1,5 cm Lekukan atas dan bawah: 1 cm.
Setiap surat bisnis dimulai dengan judul pendek dan menarik di tengah. Judul pasti akan mengungkapkan isi teks. Kepala surat bisnis berisi: nama perusahaan penerima dengan nama lengkap, serta posisi orang penerima (di sudut kanan atas). Sudut kiri atas di bawah header adalah tempat untuk menunjukkan nomor dan tanggal surat pendaftaran (keluar). Jika surat bisnis ditulis sebagai surat tanggapan, maka Anda harus menunjukkan dokumen mana yang ditanggapi oleh surat ini. Judul surat bisnis ditunjukkan setelah tanggal dan nomor dokumen. Tanda tangan pengirim ditunjukkan di akhir surat. Juga, nama lengkap dan posisi harus ditulis.
Jika surat itu berisi data keuangan tentang perusahaan, maka tanda tangan kepala akuntan juga harus ada di bagian bawah. Urutan tanda tangan adalah sebagai berikut: pertama, tanda tangan direktur umum, dan di bawahnya kepala akuntan. Juga, di akhir surat, stempel resmi organisasi dibubuhkan pada tanda tangan. Ukuran Times New Roman 12 dan spasi tunggal adalah standar untuk korespondensi bisnis formal. Merupakan kebiasaan untuk mengirim surat bisnis, yang merupakan proposal serius, melalui surat, dan bukan melalui faks atau email. Kurir secara pribadi mengirimkan surat kepada manajer atau sekretaris. Surat tersebut harus dikirimkan dalam amplop perusahaan besar, yang dicetak dengan metode tipografi. Semua ini berfungsi untuk menciptakan citra perusahaan yang menguntungkan.
