Dokumen bank disimpan menurut jenisnya dalam folder terpisah dan paling sering dalam urutan kronologis. Seleksi dilakukan oleh karyawan yang bertanggung jawab atas pembentukan dokumentasi. Komisi khusus menangani pemusnahan dokumen kedaluwarsa.
Penyimpanan dokumen bank dilakukan baik oleh bank itu sendiri maupun oleh organisasi yang memegang rekening. Urutan penyimpanan di satu institusi mungkin sedikit berbeda dari urutan penyimpanan di institusi lain.
Bagaimana dokumen bank disimpan dalam organisasi
Dokumen dari bank yang ada di organisasi mengkonfirmasi pelaksanaan transaksi moneter dan tercermin dalam catatan akuntansi. Tempat penyimpanannya adalah departemen akuntansi, yang karyawannya dapat membagi semua kertas menurut jenisnya dalam folder terpisah dalam konteks rekening dan bank. Jika suatu perusahaan memiliki beberapa akun giro, maka folder terpisah dibuat untuk masing-masing, jika akun mata uang, maka mata uang akun ditunjukkan di sampul dan tulang belakang. Urutan kronologis digunakan untuk mencatat pernyataan untuk setiap akun. Setiap pernyataan memiliki pengikat yang terdiri dari dokumen pembayaran dan alasan pembayaran untuk setiap hari transaksi.
Folder terpisah dibuat untuk faktur berbayar. Dokumen kontrol mata uang disimpan dalam folder terpisah, di mana Anda dapat menemukan semua informasi tentang bekerja dengan akun mata uang. Kita berbicara tentang paspor transaksi, sertifikat konfirmasi pekerjaan atau layanan yang dilakukan, sertifikat transaksi valuta asing dan lainnya. Jika volume dokumentasi kecil, akan ada cukup register yang menunjukkan nomor dokumen, jumlah dan tanggal.
Bagaimana dokumen disimpan di bank komersial
Lembaga-lembaga ini menyimpan dokumen yang mengkonfirmasi kegiatan keuangan dan ekonomi bank dan dokumen penyelesaian dan pembayaran klien. Tanggung jawab untuk mereka terletak pada manajer dan kepala akuntan. Baik dokumen kertas dan elektronik tunduk pada penyimpanan. Yang kertas disimpan di fasilitas penyimpanan khusus, untuk aksesnya Anda perlu mendapatkan izin khusus. Izin harus ditandatangani oleh kepala akuntan atau wakilnya.
Pengarsipan dokumentasi peringatan dilakukan setiap hari, untuk ini folder terpisah dibuat, di mana dokumen-dokumen itu juga disimpan dalam urutan kronologis. Seleksi dilakukan oleh karyawan yang bertanggung jawab atas pembentukan dokumentasi keuangan yang benar. Folder lainnya terdiri dari kertas keuangan tunai dan kertas yang mencerminkan informasi simpanan nasabah. Dokumen yang berisi informasi tentang operasi dengan logam mulia dimasukkan ke dalam folder terpisah.
Kebutuhan untuk menempatkan jenis dokumen tertentu dalam folder yang berbeda disebabkan oleh kenyataan bahwa setiap kertas memiliki umur simpannya sendiri. Hal ini juga berlaku untuk penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik. Untuk pemusnahan dokumen dengan periode penyimpanan yang kedaluwarsa, komisi khusus dibentuk, yang anggotanya memeriksa setiap kertas, dan kemudian mengisi tindakan khusus, yang menegaskan bahwa dokumen dengan periode penyimpanan yang kedaluwarsa dihancurkan.
