Persiapan dan penyerahan kasus ke arsip merupakan bagian integral dari alur kerja. Pendaftaran mereka dimulai di organisasi sejak dokumen diajukan, dan berakhir dengan transfer ke arsip pada akhir tahun kalender atau periode penyimpanan. Dalam beberapa kasus, file disimpan lebih dari satu tahun. Ini termasuk, misalnya, dokumen yang berkaitan dengan catatan personel.
instruksi
Langkah 1
Agar prosedur pengajuan kasus di arsip tidak memakan banyak waktu, Anda harus mengikuti aturan pendaftarannya selama alur kerja saat ini. Saat mentransfer kasing ke arsip untuk penyimpanan permanen atau sementara, Anda perlu menjahit dokumen, lembar nomor, membuat prasasti akhir, jika disediakan oleh instruksi kerja, dan juga menyusun inventaris internal.
Langkah 2
Pada saat yang sama, nama organisasi atau perusahaan, indeks sesuai dengan nomenklatur kasus, tanggal pembukaan dan penutupan kasus, serta periode penyimpanan ditunjukkan pada halaman judul file yang diserahkan. ke arsip.
Langkah 3
Dokumen yang akan diarsipkan disimpan dalam folder hardcover terpisah. Jika dokumen memiliki nilai tertentu, biasanya tidak dijahit, tetapi dimasukkan ke dalam file atau amplop dan dilampirkan ke kasing. Di akhir kotak yang dijahit dan diberi nomor, lembar pengesahan ditempatkan, dan di awal - inventaris internal. Dalam hal ini, ketebalan kasing tidak boleh melebihi 40 mm, dan jumlah lembaran tidak boleh melebihi 250.
Langkah 4
Untuk kasus yang disimpan dalam arsip secara permanen, serta sementara, tetapi tidak kurang dari 10 tahun, inventaris dibuat untuk mentransfer kasus ke arsip. Pada saat yang sama, inventaris terpisah dibuat untuk dokumen yang terkait dengan catatan personel. Nama-nama kasing dimasukkan ke dalamnya, yang masing-masing diberi nomor seri, dan kode nomenklatur juga ditunjukkan. Inventarisasi dibuat dalam rangkap dua jika file tetap berada dalam arsip organisasi. Jika file akan ditransfer ke arsip negara, harus ada empat salinan.
Langkah 5
Kasing yang dapat disimpan setelah selesai kurang dari 10 tahun dapat diarsipkan atas kebijaksanaan manajemen organisasi. Kebutuhan untuk mengirimkan kasus akan tergantung pada beban kerja arsip, frekuensi akses ke dokumen lama, dll.
