Setiap dokumen berdasarkan penerimaan uang membutuhkan formulir yang benar untuk diisi. Jika organisasi memberi karyawan dana untuk kebutuhan apa pun, maka perlu untuk melaporkannya dengan mengisi laporan sebelumnya.
Siapa yang Harus Menyelesaikan Pernyataan di Muka
Direktur tidak dapat memberikan uang kepada organisasi kepada karyawan mana pun begitu saja. Awalnya, daftar karyawan yang berhak menerima uang muka dengan laporan berikutnya harus ditentukan. Untuk ini perlu untuk menyusun dan mengeluarkan perintah khusus.
Jika seorang bawahan membutuhkan dana untuk menjalankan bisnis apa pun, maka ia harus memberikan pernyataan bebas kepada direktur. Sangat penting untuk menunjukkan jumlah yang diperlukan dan tujuan uang itu diminta. Jika direktur setuju dengan pernyataan itu, maka dia secara pribadi menandatangani pernyataan itu dan menunjukkan berapa banyak dia mengizinkan untuk mengambil dana dan untuk berapa lama.
Penting untuk menunjukkan bahwa uang tunai hanya dapat diberikan kepada karyawan yang telah sepenuhnya melaporkan semua jumlah yang diterima sebelumnya.
Terkadang seorang karyawan mungkin memerlukan surat kuasa, yang harus dikeluarkan atas nama organisasi sesuai dengan model yang ditetapkan No. M-2 atau No. M-2a. Formulir-formulir ini disetujui pada tahun 1997 oleh dekrit Layanan Statistik Negara Federal Federasi Rusia.
Untuk uang yang dikeluarkan, yang dikeluarkan di departemen akuntansi organisasi, karyawan harus melaporkan. Ada tenggat waktu tertentu di mana Anda harus mengisi dan menyerahkan laporan pengeluaran. Ini adalah 3 hari dari akhir periode yang ditentukan oleh kepala organisasi pada formulir aplikasi.
Jika dana diberikan kepada karyawan untuk kebutuhan perjalanan, maka ia harus mempertanggungjawabkannya dalam 3 hari kerja berikutnya setelah kembali dari perjalanan bisnis.
Bagaimana pengeluaran dikonfirmasi untuk laporan pengeluaran
Jika karyawan memiliki sisa uang, maka dia tidak akan bisa mengembalikannya ke kasir begitu saja. Pertama, Anda perlu mengumpulkan semua dokumen yang mengonfirmasi bahwa uang itu dibelanjakan persis untuk kebutuhan yang disediakan. Ini bisa berupa kwitansi tunai dan penjualan, tiket perjalanan, kwitansi, akta, dan bentuk pelaporan ketat lainnya.
Setelah menerima setiap dokumen tersebut, sangat penting untuk memeriksa apakah tanggal, jumlah dan rinciannya dapat dibaca.
Karyawan harus menyerahkan semua dokumen ke departemen akuntansi.
Apa yang terjadi jika laporan pengeluaran diisi dengan tidak benar?
Jika karyawan salah menyelesaikan atau tidak memberikan laporan di muka dalam waktu 3 hari, otoritas pengawas akan mempertimbangkan dana yang diterima sebagai pendapatan, yang akan diperlukan untuk menghitung premi asuransi dan pajak penghasilan pribadi. Jika nantinya karyawan masih memberikan semua dokumen dan laporan yang diperlukan, maka akuntan perlu melakukan perhitungan ulang.
Karyawan organisasi yang berwenang dapat menahan jumlah, laporan yang tidak diserahkan, dari gaji karyawan.
Aturan dasar untuk menyusun laporan awal
Aturan berikut adalah inti dari penyediaan laporan pengeluaran:
- Laporan awal harus didukung oleh dokumen yang mengkonfirmasi jumlah yang dibelanjakan.
- Dokumen harus diserahkan selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah perjalanan bisnis berakhir, jangka waktu yang ditentukan oleh manajer, atau dari saat pergi bekerja setelah sakit atau liburan.
- Laporan dibuat dalam formulir khusus No. AO-1. Juga diperbolehkan menggunakan bentuk laporan awal, yang disetujui oleh kepala organisasi.
- Hanya manajer yang harus bertanggung jawab untuk menyetujui laporan pengeluaran.
- Laporan uang muka diisi oleh pegawai yang mengeluarkan uang. Juga, beberapa informasi harus dimasukkan oleh seorang akuntan.
Data berikut harus ditunjukkan dalam laporan awal:
- Informasi tentang perusahaan yang mengeluarkan uang kepada karyawan.
- Data tentang karyawan yang menerima dana dari organisasi.
- Tujuan yang Anda butuhkan untuk memberikan uang kepada karyawan perusahaan.
- Jumlah.
- Data semua pengeluaran dengan konfirmasi.
- Saldo dana, jika ada.
Pada akhirnya, tanda tangan ditempatkan oleh karyawan dan karyawan departemen akuntansi, yang mengeluarkan uang dan menerima sisanya.
Tidak perlu membubuhkan stempel pada pernyataan di muka. Ini karena dokumen tersebut bersifat internal. Dan tidak melampaui organisasi. Selain itu, sejak 2016, semua badan hukum, dan tidak hanya pengusaha perorangan, memiliki hak untuk tidak mengesahkan dokumen mereka dengan stempel dan meterai.
Laporan diisi dalam satu salinan. Ini adalah bagian dari dokumentasi utama dan Anda tidak boleh membuat kesalahan dalam desainnya. Jika karena alasan tertentu tidak mungkin untuk menghindari noda atau pengisian yang salah, maka lebih baik mengambil formulir baru dan mengisinya dengan cara baru.
Cara mengisi laporan pengeluaran
Tampaknya dokumen penting seperti itu untuk sirkulasi internal harus sangat sulit untuk diisi. Tapi ini pada dasarnya salah. Setelah diisi pertama kali, seharusnya tidak ada kesulitan nanti jika Anda perlu mengisinya kembali.
Data harus dimasukkan oleh karyawan dengan urutan sebagai berikut:
- Menggunakan data pendaftaran organisasi, kode OKPO dan nama lengkap perusahaan dimasukkan.
- Di kolom di sebelah tulisan "Laporan awal" perlu untuk menuliskan nomor dokumen dan tanggal persiapannya.
- Di sebelah kanan, sangat penting untuk meninggalkan sedikit ruang kosong. Ini akan diperlukan untuk catatan kepala organisasi: jumlah dalam kata-kata, tanggal persetujuan laporan dan tanda tangan.
- Di bawah, seluruh baris berisi informasi tentang karyawan yang menerima uang muka. Penting untuk menunjukkan di unit struktural mana dia bekerja, nama belakangnya, nama depannya, patronimik, dan posisinya. Nomor personel karyawan juga ditunjukkan dan mengapa uang muka diperlukan.
Ini menyimpulkan bagian pertama dari laporan pengeluaran. Selanjutnya, formulir berisi dua tabel. Salah satunya juga diisi oleh pegawai yang menerima dana tersebut. Anda harus memasukkan jumlah total uang muka dan mata uang yang dikeluarkan. Jumlah saldo atau pengeluaran berlebih harus ditunjukkan di bawah ini.
Tabel kedua diselesaikan di departemen akuntansi oleh spesialis resmi. Itu harus berisi data tentang akun akuntansi, sub-rekening, dan dana yang melewatinya. Kode transaksi dan jumlah pastinya harus ditunjukkan.
Di bawah tabel, perlu untuk menunjukkan berapa banyak dokumen yang dilampirkan ke laporan dan berapa banyak halaman yang berisi dokumen-dokumen ini.
Setelah semua kolom diisi, dokumen harus diperiksa oleh kepala akuntan. Menurut hasil, ia harus menunjukkan jumlah pelaporan dalam baris khusus untuk ini.
Di bawah akuntan dan kepala akuntan harus ditandatangani dengan transkrip mereka. Selanjutnya, seorang karyawan departemen akuntansi harus ditunjukkan jumlah saldo atau perhitungan ulang dan jumlah pesanan tunai, yang melaluinya jumlah ini berlalu. Kasir yang menerima saldo atau mengeluarkan jumlah yang sama dengan pengeluaran berlebih juga harus menandatangani pernyataan di muka.
Bagian selanjutnya dari laporan keuangan bisa dinegosiasikan. Itu harus berisi semua informasi yang diperlukan tentang dokumen, yang mengkonfirmasi fakta bahwa dana dibelanjakan untuk kebutuhan yang diminta. Pada bagian ini, Anda harus memasukkan data berikut:
- Rincian setiap organisasi yang mengeluarkan dokumen.
- Tanggal pengeluaran.
- Nama.
- Jumlah uang yang dihabiskan dengan tepat.
- Jumlah hitungan di mana jumlah yang ditunjukkan dalam dokumen telah diposting.
Karyawan harus menandatangani tanda tangannya di bawah meja dalam baris khusus. Dengan demikian, ia akan mengkonfirmasi kebenaran informasi yang ditentukan.
Bagian terakhir dari laporan pengeluaran adalah bagian cut-off. Ini memiliki tanda terima dari akuntan, yang dia isi setelah dia menerima dokumen dari karyawan yang mengkonfirmasi uang yang dihabiskan. Pada bagian sobek, perlu untuk menunjukkan:
- Informasi tentang karyawan (nama lengkap).
- Nomor laporan dan tanggal penerbitan.
- Jumlah dalam kata-kata yang dikeluarkan untuk karyawan.
- Jumlah dokumen pelaporan yang membuktikan biaya.
Setelah itu, petugas akuntansi membubuhkan tanggal dan tanda tangan. Bagian yang dapat dilepas harus diserahkan kepada karyawan sebagai bukti data yang diterima.
