Baru-baru ini, ada kecenderungan dalam bisnis untuk beralih dari manajemen fungsional ke proses, sehubungan dengan itu peran deskripsi dan formalisasi proses bisnis yang benar meningkat secara signifikan. Hanya setelah menyelesaikan tindakan ini, kita dapat berbicara tentang mengoptimalkan proses bisnis sebagai sarana untuk meningkatkan efisiensi perusahaan.
Itu perlu
Alat CASE yang memungkinkan Anda untuk memformalkan proses bisnis dalam notasi grafis
instruksi
Langkah 1
Yang pertama adalah merumuskan nama proses yang dijelaskan secara ringkas dan akurat, yang harus dapat dipahami dan mencerminkan esensi umum dari urutan tindakan yang membentuk proses bisnis. Misalnya, alih-alih "Mengirimkan aplikasi untuk pembuatan produk ke produksi dan mengontrol pelaksanaannya", itu sudah cukup untuk menamai prosesnya "Pengendalian produksi produk." Yang kedua adalah dengan benar memecah seluruh proses yang dijelaskan menjadi tugas yang lebih kecil (“atomik”) atau fungsi subproses dan memutuskan urutan implementasinya. Dengan pemisahan seperti itu, proses yang dijelaskan akan menjadi proses tingkat atas. Perincian proses tingkat tinggi dapat bervariasi, tetapi harus memadai untuk memahami audiens yang akan menggunakan deskripsi Anda.
Langkah 2
Ada beberapa cara untuk menggambarkan proses bisnis. Yang paling populer adalah grafis, dengan bantuan diagram yang dibuat dalam berbagai notasi (notasi adalah seperangkat simbol untuk menunjukkan sesuatu).
Jenis notasi yang paling umum untuk menggambarkan proses bisnis adalah IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), dll.
Sebagai contoh, mari kita fokus pada diagram yang dibuat dalam notasi BPMN (Business Process Modeling Notation) menggunakan alat PowerDesigner CASE (Gbr. 1). Elemen utama dalam diagram adalah:
1. "Proses" (fungsi) - persegi panjang yang dibulatkan di sudut;
2. "Transisi" - panah yang menghubungkan proses;
3. "Solusi" - berlian berisi pertanyaan yang hanya bisa dijawab "Ya" atau "Tidak";
4. Kondisi - ekspresi tekstual di mana transisi dari satu fungsi ke fungsi lain dilakukan. Kondisi selalu diapit oleh tanda kurung siku. Terkadang berguna untuk memecah diagram Anda menjadi "Trek" - bagian vertikal atau horizontal yang mewakili departemen di perusahaan atau orang yang bertanggung jawab untuk fungsi tertentu. Dalam hal ini, ikon untuk fungsi ini harus berada di dalam bagiannya. Selain elemen yang terdaftar, diagram juga dapat berisi daftar data yang merupakan input atau output ke proses, serta tautan ke aturan atau peraturan yang sesuai dengan fungsi ini atau itu dilakukan. Contoh deskripsi proses bisnis “Pengendalian produksi produk” ditunjukkan pada Gambar.1. Sangat mudah untuk melihat bahwa diagram ini sangat mirip dengan diagram alur dari algoritma untuk memecahkan masalah.
Langkah 3
Deskripsi grafis dari suatu proses juga dapat dilengkapi dengan deskripsi tekstual dari fungsi subprosesnya dalam bentuk tabel yang berisi kolom-kolom berikut: nama proses, departemen (pemilik proses), deskripsi proses, hasil eksekusi proses. Contoh deskripsi seperti itu ditunjukkan pada Gambar. 2. Jika optimasi lebih lanjut dari proses bisnis yang dijelaskan diharapkan, maka kolom lain dapat ditambahkan ke tabel yang menjelaskan kesulitan atau kekurangan dari fungsi sub-proses yang dilakukan saat ini.
