Kantor swasta atau organisasi pemerintah, yang dihadapkan dengan kebutuhan untuk pindah, terpaksa menyelesaikan masalah dengan perpindahan sejumlah besar furnitur, peralatan, dan teknologi yang terakumulasi selama operasi. Sangat penting bahwa semua item dipindahkan dengan rapi tanpa kerusakan. Oleh karena itu, relokasi kantor perlu diatur dengan baik.
Pemindahan kantor akan memakan waktu, jadi lakukan jauh-jauh hari, alokasikan sekitar satu bulan untuk seluruh persiapan. Poin apa yang harus Anda perhatikan secara khusus?
Jika perusahaan cukup besar dan memiliki staf yang banyak, disarankan untuk mempersiapkan terlebih dahulu rencana pengelolaan untuk acara yang bertanggung jawab tersebut. Penting untuk mengidentifikasi tugas prioritas, menentukan anggaran, menunjuk karyawan yang bertanggung jawab untuk semua poin, dan yang paling penting, menunjuk koordinator untuk seluruh proses pemindahan. Dialah yang akan mengendalikan tugas utama dan sekunder. Pastikan untuk memberi tahu klien bahwa Anda berencana untuk pindah ke kantor baru.
Langkah selanjutnya adalah menandatangani perjanjian dengan perusahaan pindahan pilihan Anda. Selain operasi bongkar muat dan transportasi properti ke titik tujuan, klausul tambahan dapat ditambahkan ke kontrak. Misalnya, membongkar dan merakit furnitur, menempatkannya di ruangan baru, menghubungkan utilitas dan peralatan stasioner, membersihkan tempat setelah pindah.
Buat daftar lengkap properti yang terlibat dalam pemindahan. Ini pasti akan dibutuhkan saat menarik profesional dari perusahaan operator dan akan membantu menghindari kebingungan saat memindahkan kantor sendiri. Singkirkan semua properti yang tidak perlu - jual, simpan, atau buang. Tidak perlu membuang uang dan waktu untuk mengangkut barang-barang yang tidak perlu.
Siapkan dokumentasi yang mencerminkan rencana tempat Anda di masa depan, penempatan tempat kerja karyawan di tempat baru, di mana furnitur dan komputer akan dipasang di kantor baru. Ini akan menghemat banyak waktu.
Anda dapat membeli semua bahan kemasan dan karton yang diperlukan dari perusahaan pelayaran itu sendiri. Kemas semua barang pribadi dalam kotak. Pastikan untuk menandai dengan stiker. Disarankan bagi karyawan untuk mengeluarkan instruksi memo tentang cara melakukan ini dengan benar.
Putuskan sambungan komputer dan peralatan lain dari catu daya. Ini hanya dilakukan oleh spesialis - administrator sistem.
Buat daftar semua orang yang terlibat dalam perpindahan. Persiapkan tiket masuk terlebih dahulu untuk semua orang, jika diperlukan. Daftar semua kendaraan yang terlibat dalam relokasi kantor. Pastikan perjalanan tanpa hambatan ke tempat bongkar/muat.
Pindah kantor perusahaan adalah peristiwa yang cukup serius. Tetapi, seperti yang Anda lihat, dengan pendekatan dan organisasi yang tepat, semua biaya dapat diminimalkan. Untuk melakukan ini, cukup merencanakan proses dengan benar, dan ketidaknyamanan yang terkait dengan pemindahan akan diminimalkan baik untuk karyawan maupun klien perusahaan.
