Pekerjaan kantor - bekerja dengan dokumen dan dukungan dokumentasi untuk manajemen dalam organisasi khusus ini, diatur oleh GOST R 51141-98 "Pekerjaan kantor dan bisnis arsip. Istilah dan Definisi". Organisasi pekerjaan kantor adalah organisasi pendaftaran, penyimpanan, dan penggunaan dokumen masuk, keluar, dan internal dalam kegiatan perusahaan saat ini.
instruksi
Langkah 1
Saat mengatur pekerjaan kantor, putuskan apakah perusahaan, organisasi, divisi atau cabang yang jauh secara geografis, pertimbangkan fakta ini dan sediakan mekanisme untuk berinteraksi dengan divisi ini. Sistem kerja kantor di dalamnya harus identik dengan kantor pusat untuk menghindari masalah saat pendaftaran dan administrasi.
Langkah 2
Pikirkan tentang bentuk pekerjaan kantor mana yang akan Anda gunakan: terpusat, campuran, atau terdesentralisasi. Pilihan mereka ditentukan oleh struktur perusahaan (apakah memiliki subdivisi yang jauh secara geografis) dan peralatan teknis dari layanan manajemen kantor. Jika layanan ini jumlahnya sedikit dan tidak disediakan secara teknis, maka sebagian fungsinya dialihkan ke subdivisi. Dalam hal ini, pekerjaan kantor campuran terjadi. Dalam hal layanan ini dilengkapi dengan semua personel, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan, maka bentuk pencatatan ini akan terpusat.
Langkah 3
Di setiap unit struktural, pilih unit kepegawaian khusus yang akan melaksanakan pekerjaan kantor. Jika hal ini tidak memungkinkan, maka tunjuk pegawai lain yang akan menggabungkan kinerja tugas pekerjaan utamanya dengan fungsi juru tulis.
Langkah 4
Tentukan jumlah dan nomenklatur kasus, yang akan mencakup semua dokumen masuk, keluar dan internal. Jika ini adalah dokumen dari organisasi (induk) yang lebih tinggi, maka mereka diserahkan kepada kepala untuk dipertimbangkan; dokumen organisasi bawahan harus diserahkan untuk dipertimbangkan kepada wakil kepala yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan mereka. Dengan demikian, seruan warga diarahkan kepada wakil yang dipercayakan dengan tanggung jawab untuk bekerja dengan penduduk.
Langkah 5
Setelah mengidentifikasi lingkaran koresponden, buat pengklasifikasi yang dengannya Anda dapat segera menentukan kelompok koresponden mana yang termasuk dalam dokumen ini. Misalnya, untuk instansi pemerintah, berikan kode 01, untuk surat dari organisasi yang lebih tinggi - kode 02, untuk pemasok - kode 03, untuk pelanggan - kode 04, dll. Ini akan membantu merampingkan aliran dokumen dalam organisasi.
Langkah 6
Tentukan dalam bentuk apa sirkulasi dokumen akan dilakukan - dalam majalah atau kartu. Kedua bentuk tersebut diimplementasikan dalam program khusus untuk pengelolaan dokumen elektronik. Jika Anda belum dapat membeli program seperti itu, gunakan jurnal pendaftaran dokumen elektronik, mereka dapat dibuat di Excel.
