Korespondensi bisnis membutuhkan kehalusan, terutama dalam hal surat kepada pemasok, karena alasan banding dapat berupa kegagalan untuk memenuhi kewajiban tidak hanya di pihaknya, tetapi juga di pihak organisasi Anda.
instruksi
Langkah 1
Jika ini adalah pertama kalinya Anda menghubungi pemasok dengan tujuan memesan barang darinya, gunakan formulir klaim pengiriman standar organisasi. Jika pernyataan ini tidak diposting secara elektronik di situs web organisasi, tulislah surat dengan gaya bebas.
Langkah 2
Dalam hal memesan beberapa jenis produk dalam jumlah yang berbeda, lakukan pemesanan dalam bentuk tabel yang mencantumkan nama, barang, warna produk, jika perlu. Tuliskan kewajiban untuk membayar barang yang dipesan, berikan rincian organisasi Anda kepada pemasok, berdasarkan data ini, pemasok akan membuat kontrak. Di akhir surat, sampaikan harapan Anda untuk kerjasama yang saling menguntungkan lebih lanjut.
Langkah 3
Jika surat Anda kepada pemasok menyangkut pemenuhan kewajiban kontraknya yang tidak tepat, keterlambatan pengiriman barang atau barang dengan kualitas, kelas atau jenis yang salah, gunakan frasa "Kami memberi tahu Anda dengan surat ini …", "Kami memberi tahu Anda…". Nyatakan dengan jelas alasan mengapa Anda tidak dapat menerima barang yang dikirim. Lihat kontrak atau aplikasi kontrak, yang menunjukkan berapa banyak unit dan jenis barang apa yang seharusnya dikirimkan pemasok kepada Anda. Dalam hal ini, akan lebih mudah bagi pemasok untuk memperbaiki kesalahannya.
Langkah 4
Jika surat Anda menyangkut ketidakmampuan untuk membayar barang dalam jangka waktu yang ditentukan oleh kontrak, beri tahu pemasok tentang hal ini dengan cara yang paling lembut, tetapi pada saat yang sama, dalam bentuk resmi. Gunakan frasa "Kami mohon maaf atas keterlambatan pembayaran …", "Karena keadaan saat ini, kami tidak dapat membayar tagihan sebelumnya …".
Langkah 5
Beri tahu pihak lawan dengan tepat kapan Anda berniat untuk melunasi utang kepadanya, dan bahwa kewajiban ini akan dijamin untuk dipenuhi oleh organisasi Anda. Di akhir surat, ungkapkan harapan bahwa episode ini tidak akan memengaruhi kemitraan jangka panjang Anda.
